Vérifier qu'une e-facture est conforme
11 08 2025 | Facture
Le passage à la facturation électronique implique, en plus de la production d'une facture au format PDF lisible par l'acheteur, la génération d'un fichier de données structurées au format XML. Les deux documents combinés forment une facture au format Factur-X. Mais comment savoir si cette facture est réellement conforme et prête à être envoyée à une plateforme de dématérialisation (PDP) ?
Vérification des mentions sur le PDF
La première étape consiste à s'assurer que le visuel de la facture contient toutes les mentions obligatoires. Ce n'est pas vraiment nouveau : toute entreprise habituée à émettre des factures PDF est censée déjà intégrer ces éléments. Cela comprend bien sûr les informations de base comme le nom de l'émetteur, les montants, la TVA, etc.
Mais avec la généralisation de la facturation électronique, certaines mentions supplémentaires deviennent obligatoires. Il faut notamment indiquer le numéro SIREN de l'acheteur, préciser si la facture concerne une prestation de service, une vente de biens ou une opération mixte, et mentionner l'adresse de réalisation de la prestation ou de livraison. Si vous avez opté pour la TVA sur les débits, cette mention doit également figurer sur la facture, même si elle était déjà obligatoire avant la réforme.
Vérification du fichier XML
Une facture électronique est construite à partir d'un fichier de données structuré. Ce fichier XML est intégré dans le PDF mais contient les mêmes informations que le visuel. Il permet à la PDP ou à l'administration de lire et traiter automatiquement la facture.
Pour vérifier ce fichier, il existe deux possibilités. La première consiste à ouvrir le fichier XML avec un éditeur de texte comme Notepad++ ou via un navigateur web. On peut alors lire les balises une par une et vérifier manuellement que les données sont cohérentes. Cela reste long et technique.
La seconde solution, plus simple, consiste à utiliser l'outil gratuit proposé par le Forum National de la Facturation Électronique (FNFE). Accessible à tous, cet outil ne nécessite qu'une inscription avec une adresse e-mail et un mot de passe. Une fois connecté, on peut déposer un fichier PDF au format Factur-X. L'outil analyse automatiquement la facture et affiche un rapport indiquant si le document est valide. Si des erreurs sont détectées, elles apparaissent dans un onglet de détails.
Le validateur FNFE ne se contente pas de vérifier que les champs sont présents, il vérifie aussi la cohérence des données. Par exemple, il peut détecter un écart entre les montants HT, TTC et les taux de TVA. Ces erreurs sont alors signalées clairement.
Une erreur fréquente concerne le format du PDF. Pour qu'une facture soit réellement au format Factur-X, le PDF utilisé doit être un PDF-A3. Un simple PDF standard ne suffit pas.
L'outil du FNFE permet aussi de télécharger le fichier XML séparément. Ce fichier peut être lu avec n'importe quel éditeur de texte. Pour cela, il suffit de cliquer sur “Get XML file” dans l'interface de validation.
Conclusion
En résumé, l'outil de validation FNFE est un bon moyen de vérifier qu'une facture électronique respecte bien la norme en vigueur et qu'elle peut être envoyée sans risque de rejet.
Si vous utilisez Invexio, vos factures PDF sont automatiquement converties au format Factur-X conforme. Il est donc inutile de passer par cet outil externe si vous utilisez notre convertisseur intégré pour l'envoi via la PDP IOPOLE.