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Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation électronique?

 15 09 2025  |   Logiciel

C'est une question qui revient souvent de la part des entreprises souhaitant se mettre en conformité avec la réforme de la facturation électronique en France, applicable à toutes les entreprises assujetties à la TVA entre septembre 2026 et septembre 2027.

Ces entreprises découvrent généralement cette obligation au détour d'une discussion avec leur comptable, qui leur suggère d'opter pour un logiciel de facturation électronique. Mais concrètement, qu'est-ce qu'un logiciel de facturation électronique ?

Quelques définitions

Par « logiciel », on entend tout type d'application, qu'elle soit installée localement sur un PC ou un Mac, ou accessible en ligne.

Un logiciel accessible en ligne l'est généralement via un navigateur web (comme Chrome, Edge ou Firefox). Ce type de logiciel est souvent désigné par l'acronyme SaaS (Software as a Service). Un logiciel installé directement sur un ordinateur local est quant à lui appelé logiciel desktop.

En 2025, dans la perspective de la réforme de la facturation électronique, il est fortement recommandé aux entreprises d'utiliser un logiciel en mode SaaS, accessible en ligne, afin de ne pas être dépendant d'un poste spécifique ou d'une version installée pour réaliser l'ensemble des processus liés à la facturation électronique.

À titre d'exemple, un logiciel SaaS peut être utilisé depuis n'importe quel ordinateur ou appareil connecté à Internet. La plupart des logiciels de facturation électronique en mode SaaS proposent également un accès via mobile, ce qui s'avère très pratique lorsqu'on souhaite, en quelques clics, effectuer du e-reporting ou transmettre ses factures en temps réel.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique est un fichier de données structuré qui reprend l'ensemble des champs obligatoires d'une facture classique entre entreprises.

Elle peut exister sous deux formes :

• Facture CII (Cross Industry Invoice) : uniquement structurée, sans visuel, basée sur les standards internationaux.
• Facture au format Factur-X : combine un fichier PDF (visuel de la facture, semblable aux factures papier traditionnelles) avec, en pièce jointe intégrée, un fichier XML contenant les données structurées.

L'intérêt des factures électroniques est qu'elles peuvent être interprétées automatiquement par des machines. Ces machines ne sont autres que les plateformes de dématérialisation (PDP), comparables à des boîtes aux lettres électroniques agréées par l'État pour l'envoi et la réception de factures électroniques.

Les créateurs ou générateurs de factures électroniques sont appelés opérateurs de dématérialisation.

PDP et opérateurs : qui peut faire quoi ?

Si les PDP doivent obligatoirement être immatriculées auprès de la DGFiP (et leur nombre est limité), tout le monde peut devenir opérateur de dématérialisation, y compris les entreprises elles-mêmes.

Alors, qu'est-ce qu'un logiciel de facturation électronique ?

Un logiciel de facturation électronique est un outil capable de transformer les données de facturation en une facture électronique (au format Factur-X ou CII) et de l'envoyer à l'acheteur via une PDP.

Toutes les PDP ne sont pas nécessairement des logiciels de facturation électronique, mais tous les logiciels de facturation électronique s'appuient sur une PDP pour l'envoi des factures.

Que permet un logiciel de facturation électronique ?

La première fonctionnalité essentielle d'un logiciel de facturation électronique est de générer la fameuse facture électronique. Cela peut se faire de plusieurs façons :

• Si l'entreprise prépare ses devis directement dans le logiciel, la facture peut être automatiquement éditée au format électronique (Factur-X ou CII).
• Si l'entreprise utilise un autre ERP (un logiciel interne adapté à ses processus), elle peut importer les factures existantes dans le logiciel de facturation électronique pour les convertir.

Ce second mode est particulièrement intéressant car il permet à l'entreprise de conserver ses méthodes de travail habituelles. Seules les données essentielles de la facture sont alors transformées en données dématérialisées. Le détail complet de la facture (par exemple, les lignes de produits et les quantités) n'est pas toujours repris.

Dans ce cas, on parle de Factur-X BASIC WL (WL signifiant Without Lines, c'est-à-dire sans les lignes de détail).

La deuxième fonction : l'envoi

Le logiciel de facturation électronique prend ensuite en charge l'envoi de la facture. En réalité, cette étape est assez simple côté logiciel : il s'agit de transmettre la facture électronique générée à la PDP.

La PDP joue alors un rôle similaire à celui de La Poste : elle déchiffre la facture, identifie le type de document (facture de service, de biens, avec ou sans mandataire, etc.) et la transfère à la PDP du destinataire (l'acheteur).

Au passage, la PDP extrait les données clés (montant HT, TVA, identités de l'acheteur et du vendeur) et les communique à la DGFiP. En effet, au-delà de la dématérialisation, l'objectif principal de la réforme est d'assurer un meilleur contrôle et une collecte plus efficace de la TVA par l'administration fiscale.

Est-il obligatoire de faire ses devis dans le logiciel de facturation électronique ?

Non, il n'est pas nécessaire de faire ses devis dans le logiciel de facturation électronique.

La raison est simple : la facture électronique ne contient que les champs essentiels d'une facture. Il n'est donc pas nécessaire de modifier en profondeur ses processus internes ou de rechercher un logiciel de facturation électronique qui intègre la gestion des devis.

Un véritable logiciel de facturation électronique se concentre avant tout sur deux missions :

• Convertir une facture classique (par exemple, un PDF) en facture électronique ou e-facture.
• Transmettre la facture via une PDP, en conformité avec les obligations légales.

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