Comment se préparer à la facturation électronique
08 09 2025 | PDP
En France, de nombreuses entreprises et entrepreneurs redoutent le passage à la facturation électronique. Une inquiétude compréhensible au regard du calendrier fiscal : dès 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les TPE et PME bénéficient quant à elles d'un délai supplémentaire d'une année, mais elles doivent malgré tout anticiper cette réforme pour être prêtes à temps. Alors, comment bien se préparer à la facturation électronique ? Voici les étapes clés.
Être en mesure d'émettre des factures électroniques
La première étape consiste à s'assurer que votre entreprise peut éditer des factures au format électronique conforme aux nouvelles exigences.
Il existe trois formats principaux reconnus dans le cadre de la réforme de la facturation électronique en France. Les deux plus courants sont Factur-X et CII. Pour produire vos propres factures électroniques, deux solutions s'offrent à vous :
- Convertir vos factures existantes au format Factur-X : Vous pouvez conserver votre processus de facturation actuel ainsi que vos logiciels habituels, puis convertir vos factures au format Factur-X WL, le sous-format le plus léger de la norme Factur-X, spécifiquement accepté pour la facturation électronique. Ce format reprend uniquement les informations essentielles d'une facture : la date d'émission, la date d'échéance, le montant HT, les détails de la TVA, ainsi que les coordonnées du vendeur et de l'acheteur.
Même avec un volume important de facturation, cette méthode reste intéressante. Elle est plus économique que l'impression et l'envoi papier des factures. De nombreuses plateformes en ligne proposent des outils, souvent gratuits, permettant de transformer une facture PDF classique en e-facture au format Factur-X.
- Mettre à jour votre ERP ou votre logiciel de facturation : L'autre option est de mettre à jour vos outils internes (ERP ou logiciel de facturation) pour qu'ils puissent directement générer des factures au format Factur-X. Aujourd'hui, la plupart des ERP proposent cette fonctionnalité. L'utilisateur ne perçoit généralement pas de différence visuelle à l'ouverture du fichier, sauf s'il consulte les données intégrées au format XML ou CII inclus dans le PDF.
Souscrire à une solution pour l'envoi et la réception des factures électroniques
La deuxième étape consiste à souscrire une offre auprès d'un prestataire de dématérialisation, appelé :
- PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire agréée par la DGFiP (Direction générale des Finances publiques)
- OD : Opérateur de Dématérialisation, qui travaille lui-même avec une PDP agréée
Cette démarche est indispensable car, selon la réglementation, l'envoi et la réception des factures électroniques doivent transiter par un circuit validé par l'administration fiscale.
En résumé, il ne sera plus possible d'envoyer ou de recevoir une facture électronique sans qu'elle passe par l'un de ces prestataires, qui jouent un rôle similaire à celui d'un service postal numérique.
Comment choisir son prestataire ?
Le choix du prestataire est laissé à l'appréciation de l'entreprise. Vous n'êtes pas obligé de passer directement par une PDP agréée : certains éditeurs d'ERP ou de logiciels de facturation proposent déjà des solutions intégrées, connectées à une PDP agréée.
Ce service est payant. En fonction du volume de facturation et de la fréquence d'émission des factures, vous pouvez opter pour :
- Un abonnement mensuel
- Un forfait basé sur le volume de facturation
- Ou mieux, une facturation à l'usage, sans engagement ni minimum
Ce dernier modèle, à la demande, est souvent le plus économique, à condition que le coût par facture ne dépasse pas 20 centimes.
Conclusion
La réforme de la facturation électronique représente un changement majeur pour toutes les entreprises françaises. Anticiper cette transition est essentiel pour éviter les blocages administratifs et assurer la conformité.
Commencez dès maintenant par vérifier vos outils de facturation et choisissez un prestataire adapté à vos besoins. Plus vous vous y préparez tôt, plus la transition sera fluide.
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