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Automatiser sa comptabilité avec la facture électronique

 03 11 2025  |   Facture

Avant la facturation électronique, à une époque où la facture était éditée manuellement au format PDF, elle devait arriver directement sur le bureau de l’expert-comptable ou de la secrétaire comptable pour être enregistrée dans le logiciel comptable choisi (Sage, Cegid ou Oxygen). Cette étape suivait un processus particulier, au cours duquel le ou la secrétaire comptable transformait la facture, en prenant en compte la date de la pièce (ou du règlement), en une ventilation spécifique à l’aide de comptes de bilan (401 ou 411), de charges (classe 6) ou de produits (classe 7).

Il va sans dire que si la facture devient électronique, ce processus est supprimé. Nous vous expliquons pourquoi et comment automatiser votre comptabilité directement grâce à la facture électronique.

La facture électronique directement dans la PDP

L’obligation de facturation électronique impose non seulement à l’entreprise d’émettre ses factures de manière dématérialisée (format Factur-X ou CII), mais également de recourir, via un opérateur de dématérialisation, à une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ou une plateforme de facturation électronique afin de transmettre ou recevoir ses factures.

Ainsi, toutes les factures, émises comme reçues, transitent obligatoirement via la PDP (choisie par l’OD ou l’expert-comptable) de l’entreprise. Elles sont donc stockées par date, mais également par état ou statut (payée ou en attente).

Exporter les factures pour sa pré-comptabilité

Depuis la PDP, une recherche par date permet de lister toutes les factures (émises ou reçues), ainsi que leur date de règlement. Une véritable révolution à l’heure d’Internet, de la digitalisation et de l’intelligence artificielle !

Sans recourir à beaucoup d’intelligence artificielle, il est possible d’exporter ces lignes de facture en spécifiant, lors de l’export, davantage de détails et en transformant chaque ligne de facture en une écriture comptable (achat ou vente).

Prenons un exemple concret. Une entreprise dispose de la liste de ses factures reçues, certaines étant réglées (indiquées par un flag ou un tag). Chaque règlement possède sa date de paiement. Naturellement, chaque facture dispose de sa date d’édition ou de réception dans la PDP.

Il va de soi que cette entreprise peut lister uniquement lesdites factures sur une période donnée (prenons le mois de mars). Pour chaque facture, il est possible de considérer l’écriture de trois lignes dans un fichier .txt, .csv ou tout autre fichier appelé ASCII (un fichier texte basique pouvant être ouvert avec un bloc-notes ou Notepad++).

La première ligne reprendra le montant HT et sera affectée à un débit pour le compte 607 ou 622, selon qu’il s’agit d’une facture de biens ou de services. Les montants de TVA déductible (selon les différents taux) seront ventilés dans différents comptes, également au débit. Enfin, le montant TTC sera regroupé dans un compte 401 fournisseur, avec un détail reprenant le SIREN ou le SIRET, afin d’organiser les comptes de tiers de manière logique et sans effort.

Ces trois lignes d’export permettent ainsi de constituer un fichier d’import compatible avec tout logiciel comptable. Il peut être formaté pour tout type de logiciel via notamment le format FEC, qui est un format officiel imposé par l’État.

Quid des règlements en comptabilité ?

Pas de panique pour les factures payées, c’est encore plus simple. Pour chaque date de règlement dans la période d’export (notre fameux mois de mars), il est possible de définir deux lignes pour les comptes 512 et 401. Il suffit de passer un montant au crédit du compte 512 et la contrepartie au débit du compte 401 pour le montant TTC, c’est-à-dire la somme du montant HT et des différents taux de TVA.

Il convient de noter que, même sous forme de facturation électronique, l’acheteur peut régler un montant différent de celui de la facture, même si cette dernière n’a pas été rejetée. Dans ce cas, l’écart entre le montant de la facture électronique et celui du règlement est comptabilisé en écart de règlement (charge de gestion courante ou produit de gestion courante) si le montant est minime.

Le même principe s’applique intégralement aux factures de vente, si bien que les seuls éléments à saisir en comptabilité concernent désormais les notes de frais et autres opérations diverses.

Conclusion

La facture électronique permet en quelques clics de pré-écrire l’ensemble des écritures comptables de manière à être directement exportées et importées dans n’importe quel logiciel comptable, dès lors que ce dernier accepte le fichier FEC, standard universel en France.

Cette évolution a bien été comprise à la fois par les éditeurs de logiciels, qui obligent leurs clients à passer par leur plateforme de dématérialisation même si cette dernière est plus coûteuse, et par les cabinets d’expertise comptable qui poussent au maximum leurs clients à utiliser leurs outils afin d’optimiser le temps passé sur chaque dossier.

Le travail de comptabilité se réduit donc à un simple import de lignes dans le logiciel du cabinet. Cette simplicité d’utilisation est une opportunité pour les entreprises qui souhaitent réinternaliser leur comptabilité et réaliser des économies substantielles.